Une PME industrielle qui croît plus vite que sa compta
PME industrielle lyonnaise, 80 personnes, fabrication de pièces sous-traitées. 800 factures fournisseurs par mois (matières premières, énergie, transport, services). 2 comptables internes pour tout traiter, dont une à mi-temps. La croissance est forte (+25% par an) mais l'équipe ne suit plus.
Saisie manuelle, erreurs, retards, zéro pilotage
Le processus était entièrement manuel :
- Réception facture (mail ou papier scanné)
- Saisie manuelle dans Sage (numéro, montant, TVA, fournisseur, ligne par ligne)
- Rapprochement à la main avec le bon de commande
- Validation par le service achats
Conséquences : 3-5% d'erreurs sur la saisie, retards de paiement réguliers (relances fournisseurs chronophages), aucune visibilité temps réel sur les achats par catégorie. Le directeur financier passait sa fin de mois à reconstituer les chiffres dans Excel.
Pipeline OCR + GPT-4 Vision + Sage
Architecture complète déployée en 5 semaines (1 semaine de cadrage + 4 semaines de build) pour automatiser de bout en bout le traitement des factures fournisseurs.
Le pipeline en 5 étapes
- 1. Capture : une boîte mail dédiée reçoit toutes les factures (PDF, photos, scans). L'orchestrateur Go détecte les pièces jointes.
- 2. OCR + LLM Vision : GPT-4 Vision lit la facture, identifie les champs structurés (numéro, fournisseur, montant HT, TVA, lignes, dates) avec un schéma JSON strict.
- 3. Validation croisée : rapprochement automatique avec le bon de commande dans Sage. Si écart >5%, escalade vers le service achats.
- 4. Injection Sage : API Sage Compta pour créer la pièce comptable, attacher la facture en PDF, marquer en attente de validation.
- 5. Tableau de bord : dashboard web temps réel pour le DAF (achats par catégorie, fournisseur, période). Mise à jour en continu.
Stack technique : Go pour l'orchestrateur, OpenAI GPT-4 Vision (avec mode JSON strict), API Sage Compta, PostgreSQL, hébergement OVH France pour la conformité RGPD. Le contenu des factures ne sort pas d'OVH.
85% de temps gagné, 0 erreur, DAF rassuré
- Temps de saisie : 5h/jour → 45 min/jour (validation des cas non standards)
- Taux d'erreur : 3-5% → 0 erreur en 6 mois (validation croisée bon de commande)
- Délai de traitement : 5-7 jours → 2 heures en moyenne
- Pilotage achats : aucun → tableau de bord temps réel par catégorie
- Comptables : la mi-temps a été réaffectée au pilotage clients (à plus forte valeur)
"On a investi 12 k€, on en gagne 8 k€ par mois entre les heures et les pénalités fournisseurs évitées. Mais le vrai changement c'est que je sais en temps réel ce que coûte mon entreprise."
VRVincent R.DAF · PME industrie · Lyon
